CÁC CHỦ ĐỀ TRONG EMAIL LÀ GÌ VÀ CÁCH TỐT NHẤT ĐỂ VIẾT CHÚNG, HƯỚNG DẪN VIẾT EMAIL CHUYÊN NGHIỆP
Từ viết tắt (acronyms) được sử dụng hàng ngày trong các email tiếng Anh, nhất là các mẫu email Tiếng Anh phục vụ cho mục đích công việc. Tuy nhiên, không phải ai cũng quen thuộc và hiểu nghĩa tất cả các từ viết tắt này. Trong bài viết dưới đây, ISE sẽ cung cấp <…>
Từ viết tắt (acronyms) được sử dụng hàng ngày trong các email tiếng Anh, nhất là các mẫu email Tiếng Anh phục vụ cho mục đích công việc. Tuy nhiên, không phải ai cũng quen thuộc và hiểu nghĩa tất cả các từ viết tắt này. Trong bài viết dưới đây, ISE sẽ cung cấp đến các bạn danh sách các từ viết tắt trong email Tiếng Anh phổ biến kèm theo ý nghĩa của chúng. Hãy cùng tham khảo nhé!
Trước khi tìm hiểu về các thuật ngữ viết tắt trong email thì bạn đã biết email là viết tắt của cụm từ nào chưa? Trong Tiếng Anh, Email là từ viết tắt của E – trong electronic ghép với Mail thành Thư điện tử. Đó là là một dạng thông điệp hay tin nhắn được gửi đi từ một người đến một hoặc nhiều người nhận qua mạng internet. Không chỉ có cụm email là từ viết tắt duy nhất mà còn có rất nhiều các cụm từ khác. Vậy đó là từ gì? Mời bạn xem phần dưới đây:
MỤC LỤC NỘI DUNG
1. ASAP
ASAP là viết tắt của cụm từ “as soon as possible” (càng sớm càng tốt, nhanh nhất có thể). Từ viết tắt này rất hữu ích khi muốn đảm bảo với người khác rằng bạn sẽ hoàn thành một hành động nhanh chóng và kịp thời.
Bạn đang xem: Chủ đề trong email là gì
2. BCC và CC
BCC và CC là viết tắt của từ gì trong email? Đây là dạng tùy chọn hình thức gửi trong email. CC là viết tắt của “carbon copy” (bản sao giấy than). Bạn sẽ sử dụng tùy chọn này khi muốn gửi thư cho nhiều người cùng một lúc. Tuy nhiên đôi khi, bạn sẽ không muốn mọi người thấy danh sách những người cùng nhận được email. Trong trường hợp đó, bạn sẽ nhập địa chỉ email của họ vào trường được đánh dấu BCC, còn gọi là “blind carbon copy” (bản sao ẩn).
3. EOD
EOD có nghĩa là “end of day” (cuối ngày). Tuy nhiên với những người khác nhau thì cụm từ này sẽ có hàm ý khác nhau. Đối với một số người, nó có thể mang nghĩa là thời điểm kết thúc một ngày (vào 24 giờ), nhưng những người khác có thể sử dụng từ này để chỉ thời gian đóng cửa của một doanh nghiệp cụ thể.
4. EOM
5. FWD
Fwd hay Fw trong email là gì? Đây là cụm từ rút gọn của “forward” (chuyển tiếp). Nếu bạn không muốn người nhận nhìn thấy ký hiệu này trong dòng chủ đề, bạn sẽ cần phải xóa theo cách thủ công.
6. FYI
Nếu bạn muốn chia sẻ một số thông tin hữu ích, bạn có thể sử dụng từ viết tắt FYI. Từ này có nghĩa là “For your information” (Xin cho bạn biết)
7. Ms.
Bạn đã từng thấy chữ này để giới thiệu tên một người phụ nữ chưa? Ms. dùng để xác định một người phụ nữ mà không tiết lộ họ đã kết hôn hay còn độc thân (như trường hợp của Miss và Mrs.) Hãy sử dụng sự sáng suốt của bạn khi xưng hô ai đó là Ms trong một email chuyên nghiệp!
8. NRN
Nếu bạn gửi email và không cần phản hồi, bạn có thể sử dụng từ viết tắt NRN, nghĩa là “no reply necessary” (không cần trả lời). Nếu không, mọi người có thể nghĩ rằng bạn đợi một câu trả lời như “OK” hoặc “Cảm ơn”.
9. OT
Trong email, khi nhận được thư với chủ đề không liên quan đến nội dung đưa ra, bạn có thể ra hiệu bằng chữ cái OT. OT là viết tắt của “off topic” (lạc đề).
10. OOO
Nếu bạn đang “out of office” (không có ở văn phòng), bạn có thể cho đồng nghiệp và những người khác biết bằng cách thêm OOO vào chữ ký trả lời tự động của mình. Nếu họ có một câu hỏi khẩn cấp, từ viết tắt này sẽ cho họ biết rằng họ khó có thể nhận được câu trả lời ngay lập tức từ bạn.
11. YTD
YTD là từ viết tắt của “year to date” (từ đầu năm đến nay). Trong một năm, bạn có thể sử dụng YTD để cho biết tiến độ của bạn tới đâu tính tới thời điểm hiện tại. Ví dụ, bạn có thể trình bày lợi nhuận của mình trong một email hàng quý: “We’ve made $500,000 in sales YTD.” (Chúng tôi đã kiếm được 500.000 đô la doanh thu từ đầu năm đến nay)
12. PS
PS là từ một cụm từ tiếng Latinh, “postscriptum”. Nó có nghĩa là “written after” hoặc “postcript” (tái bút). Đằng sau PS có thể là một câu, một đoạn văn để diễn tả thêm ý mà bạn chưa nói ở nội dung bên trên, hay nhấn mạnh nội dung nào đó để người nhận chú ý.
13. Một số từ viết tắt thông dụng tắt khác trong email Tiếng Anh
PLZ: “Please” Xin vui lòng.
TTYL: viết tắt của “talk to you later” tôi sẽ trao đổi cụ thể với bạn sau.
SYL: Viết tắt của “See you late” gặp lại sau.
BTW: by the way – nhân tiện, tiện thể, dùng ở cuối e-mail để hỏi thêm thông tin.
ETA: Estimated Time of Arrival – Thường dùng trong ngành giao thông, sân bay, bến tàu để chỉ thời gian dự định mà máy bay, tàu đến nơi.
NB: nota bene – tiếng Latin, có nghĩa là “lưu ý”.
I.e: id est – tiếng Latin, “có nghĩa là…”.
E.g: exempli gratia – tiếng Latin, nghĩa là “ví dụ như…”.
Etc: et cetera – tiếng Latin, nghĩa là “vân vân…”.
R.S.V.P: répondez s’il vous plaît – tiếng Pháp, có nghĩa là vui lòng xác nhận. Từ này thường gặp ở cuối các thư mời, có nghĩa là người mời muốn được xác nhận rằng bạn sẽ tham dự hay không.
PM/AM: Post Meridiem (trước buổi trưa – từ 0 giờ đến 12 giờ ) Ante Meridiem (sau buổi trưa – từ 12 giờ đến 24 giờ) đây là tiếng Latin.
LOL: Laugh out loud Cười to; LMAO: “laugh my ass out” cười to
BRB: “Be right back” Quay lại ngay
BFF: “Best friends forever” Mãi là bạn tốt
OMG: “Oh my God” Ôi Chúa ơi
TTM: to the max – bày trỏ sự cực độ. Boring ttm: – chán cực kỳ
TTYL: talk to you later – nói chuyện sau nhé
WTH: what the hell – cái quái gì thế, lịch sự hơn là WTF
MIA: “missing in action” vốn được dùng trong quân sự, nhưng vui đùa thì có nghĩa là mình không biết người đó ở đâu
ROFL: roll on the floor laughing
RIP: rest in peace
CUT: “See You Tomorrow” hẹn gặp ngày mai. Thường được viết ở cuối thư
AFK: “Away From Key
Board” Game thủ hay sử dụng khi treo máy.
Xem thêm: Quần Áo Bé Gái Giá Tốt Tháng 1, 2023, Thời Trang Bé Gái
ASL: “Age – Sex – Local” Age (bao nhiêu tuổi); Sex (giới tính nam hay nữ); Local (sinh sống ở nơi nào). Khi mới gặp nhau hoặc muốn làm quen với ai đó trên mạng, sau từ chào hỏi thông thường người ta hỏi từ này.
TBC: to be confirmed – phải được xát nhận
NGU: “Never give up” không bao giờ từ bỏ
NVM: “Never mind” đừng bận tâm
G9: “good night” chúc ngủ ngon.
TGIF: “Thanks God, it is Friday” ở Tây phương thứ 6 là ngày cuối tuần chuẩn bị được nghĩ ngơi nên cảm thấy thoải mái.
GG: “good game” xin chịu thua, thường được dùng khi chơi game.
NOP: “No problem” không có chi
CUL8R: See you later – hẹn gặp lại sau
Danh sách trên là tổng hợp các từ viết tắt trong email Tiếng Anh thông dụng. Khi bạn thành thạo các từ này, bạn sẽ không gặp khó khăn gì khi sử dụng chúng để giao tiếp tốt bằng email trong công việc. Chúc các bạn một ngày tốt lành và hẹn gặp lại ở bài viết kế tiếp.
Như chúng ta đã biết, trong thời buổi ứng dụng CNTT như hiện nay thì email là một trong những phương tiện liên lạc thường xuyên, nhất là trong môi trường công sở, các công ty nước ngoài. Tuy nhiên, sau khi check mail của nhiều học viên tôi nhận thấy rằng một số bạn chưa có kỹ năng viết email cơ bản. Sau đây, tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách viết email một cách chuyên nghiệp nhất.
Đầu tiên khi nhận một email, người đọc luôn nhìn vào tiêu đề email (Subject) là trước nhất. Tiêu đề email là gì? Là cái mà khiến người đọc quyết định mở hay không mở, mở ngay hay để sau email của bạn. Tiêu đề email nên ngắn gọn, súc tích và thể hiện được nội dung chính muốn truyền tải. Dưới đây là một số ví dụ về tiêu đề sai mà phần lớn sinh viên hay mắc phải và một số mẫu tiêu đề tốt để các em có thể tham khảo:
Điều thứ 2 sau khi đọc tiêu đề, người nhận sẽ liếc mắt xem “ai là người gửi email đó?”. Nếu đó là “tinhdonphuong
…”, “maiyeuem123
…”, “cobelolem
…” thì rõ ràng bạn “fail” ngay lập tức và dù tiêu đề trên có hay cỡ nào thì bạn cũng chỉ được đánh giá là đứa “trẻ trâu”, không hơn. Tiêu đề email phải chứa tên của mình, một cách nghiêm túc. Có thể họ tên quá dài, bạn chỉ cần đặt họ-tên và một vài con số có ý nghĩa để nhận dạng/phân biệt email của bạn là duy nhất. Hoặc kết hợp với một tên gọi tiếng Anh mà bạn sẽ sử dụng nó trong công việc. Nếu bạn đang có một địa chỉ email đầy cá tính như ví dụ nêu trên, hãy tạo ngay cho mình một tài khoản email mới và chuyên nghiệp nhé!
3. Gửi cho ai thì chào người đó:
Tất nhiên, điều thứ 3 rất đơn giản. Bạn gửi mail cho ai thì lời mở đầu hãy dành cho họ. Trong trường hợp thân thiết, bạn có thể “Hi/Xin chào/Chào bạn-anh-em… +
Nếu bạn muốn hơn một người đọc và chú ý đến email của mình, hãy chọn 1-2 người để “Dear” và một số người còn lại, bạn dùng “Cc”, mặc dù danh sách những người Cc nhiều hơn nhưng bạn cần nhấn mạnh tên một số người “nhất thiết phải đọc email này”, trình bày như sau:
“Dear Mr & Msr James,
Cc: Mr Celis, Miss Mclean & Miss Moris”
Thứ tư, đối với email trong công việc, tùy thời điểm phát sinh để có cách viết email cũng như trình bày nội dung phù hợp.
Nếu bạn là người tạo email đầu tiên để trình bày một vấn đề. Vấn đề được nói đến ở đây là mục đích chính mà email bạn muốn truyền tải. Tùy mục đích và tính chất công việc để bạn có cách diễn đạt phù hợp và để bắt đầu triển khai vấn đề, nhất thiết thân mail của bạn phải có đủ 3 phần: Mở, Thân và Kết. Mở bài: trình bày vấn đề một cách rõ ràng, cụ thể, Thân bài: đề cập đến phương án/phương pháp giải quyết vấn đề nêu trên hay nhận định của bản thân bạn, Kết bài: Yêu cầu nhận được góp ý hoặc yêu cầu nhận được thư hồi đáp cho các câu hỏi liên quan đến vấn đề.
Từ email thứ 2 trở đi, nội dung thư chỉ cần đi thẳng vào vấn đề cần giải quyết, không cần phải dài dòng văn tự. Chỉ cần phải đảm bảo: 1) dễ hiểu để người đọc không mất quá nhiều thời gian phân tích email của bạn, 2) không quá dài, để người đọc luôn vui lòng và sẵn sàng dành thời gian đọc thư của bạn, 3) đủ ý và truyền tải được ý chính cũng như đạt mục đích của email.
Thứ năm, giữa các phần của email luôn để khoảng trống cách nhau 1 dòng (enter), email trông sẽ thoáng và giúp người đọc dễ theo dõi các ý chính. Ngôn ngữ email nên ngắn gọn, súc tích, không lan man cây cà ra cây kê, không lạm dụng các tính từ cảm xúc trong email công việc; tránh sử dụng các câu cảm thán hay những câu đùa cợt; tránh viết những cấu trúc và từ ngữ khó hiểu. Tránh dùng những từ ngữ mang tính ẩn ý, ẩn dụ, bóng gió, đối với tiếng Anh, nên dùng những từ đơn giản và phổ thông thay vì cố gắng thể hiện mình bằng việc dùng những từ ngữ mang tính học thuật, phức tạp và ít gặp.
Trong một email chỉ nên sử dụng thống nhất 1 font chữ, 1-2 size chữ, 1-2 màu chữ trong trường hợp bạn muốn nhấn mạnh đến 1 số cụm từ/câu quan trọng. Không tùy tiện viết tắt, viết hoa; viết thường tên riêng cũng là một điều bất lịch sự. Các bạn chỉ nên viết tắt những từ/cụm từ thông dụng chuyên ngành thay vì viết tắt theo style của chính bạn, đặc biệt KHÔNG SỬ DỤNG teen code trong email như: mk, hok, đc, bik, j, pm…; viết đầy đủ đại từ nhân xưng: ông, bà, anh, chị, em,… thay vì ô, b, a, c, e…
Khi bạn dùng câu có liệt kê, trong tiếng Việt bạn có thể dùng dấu ba chấm … để chỉ “còn nữa, vân vân” nhưng trong tiếng Anh bạn hãy cẩn thận, dùng etc. có nghĩa là “vân vân”, còn nếu bạn dùng dấu ba chấm sẽ khiến người đọc (là người nước ngoài) nghĩ rằng bạn đang ngập ngừng, chưa nói hết câu.
Có thể gạch đầu dòng để tách biệt các ý/các vấn đề mà bạn cần truyền tải trong email.
6. Sử dụng hình ảnh/file đính kèm:
Thứ sáu, file đính kèm là một phần rất quan trọng trong email công việc. Để đính kèm, đầu tiên bạn cần kiểm tra số lượng file sẽ đính kèm để đảm bảo gửi ĐỦ – không thừa, không thiếu. Chu đáo hơn, bạn nên đổi tên file giống tên tài liệu bạn gửi để người nhận cũng như chính bạn dễ dàng hơn trong lưu trữ và tìm kiếm lại sau này, thay vì những tên file là một cụm số/chữ cái không liên quan gì đến file bạn gửi (trừ khi bạn forward email và giữ nguyên mail gốc).
Trong file đính kèm, những gì bạn cần người xem lưu ý bạn đều có thể đánh dấu bằng các công cụ có sẵn trong word, excel, pdf hoặc paint và nhắc người đọc chú ý những chỗ bạn đã bôi đỏ/khoanh tròn/đánh dấu…
7. Chữ ký cuối thư (signature):
Thứ bảy, đầu thư bạn không phải giới thiệu quá nhiều về mình thì chữ ký cuối thư chính là lúc bạn thể hiện mình là ai, đến từ đâu, bạn chuyên nghiệp như thế nào một cách khiêm nhường và đúng lúc. Vì lúc này người đọc thư sẽ quan tâm đến bạn là ai sau khi kiên nhẫn đọc hết thư của bạn. Do đó, chữ ký cuối thư là một phần giới thiệu bản thân rất lịch sự, tế nhị mà bạn rất cần thiết phải cài đặt cho tài khoản email cá nhân của mình cũng như email công ty cấp cho bạn. Cấu trúc một chữ ký bao gồm các phần sau:
Lời cảm ơn
Chức vụ/Vị trí công tác
Tel: Mã vùng quốc gia + Số điện thoại công ty + (số máy lẻ – nếu có)
Cellphone: Mã vùng quốc gia + Số cá nhân
Skype/Whatapps: Một vài ứng dụng chat trực tuyến công ty cho phép sử dụng trong công việc
Ví dụ:
Thanks and best regards,
Nếu bạn là sinh viên, chữ ký đơn giản hơn:
Lời cảm ơn
Tên khoa/ngành/trường học
Tel: Mã vùng quốc gia + Số cá nhân
Skype/Whatapps: Một vài ứng dụng chat trực tuyến bạn có thể sử dụng
8. Sử dụng tính năng Cc và Bcc:
Thứ tám, ngoài mục To (Đến) để điền địa chỉ email của người có trách nhiệm trực tiếp đối với việc xử lý email này, thì có 2 mục cũng dùng để điền thêm tên những người được nhận email nói trên là Cc (Carbon copy) và Bcc (Blind carbon copy). Hiểu một cách đơn giản, những địa chỉ email trong danh sách Bcc là những email được giấu đi, những người nhận khác không nhìn thấy địa chỉ email của họ trừ người gửi email đó cho họ; những địa chỉ email được Cc thì mọi người đều nhìn thấy được. Nếu bạn muốn gửi email cho một tập email mà không muốn lộ danh sách những người cùng được nhận email đó thì dùng chế độ Bcc là phù hợp.
9. Cẩn thận trước khi ấn nút “send”
Thứ chín, hãy tập thói quen nhập địa chỉ email sau cùng để tránh trường hợp “lỡ tay cướp cò” hoặc bất kỳ sơ suất nào khi bạn chưa kịp đọc lại email trước khi ấn gửi. Sau khi soạn xong email, kiểm tra đầy đủ các file đính kèm cần thiết cũng như nội dung trình bày trong email, lúc đó bạn mới nhập tên người nhận vào.
Ngoài ra, nếu bạn cài đặt hơn 1 tài khoản vào outlook, khi gửi thư đi, bạn phải chú ý lựa chọn đúng địa chỉ email muốn gửi (Ô From – hình trên). Chuyện gì sẽ xảy ra nếu gửi email cho đối tác thay vì gửi từ tài khoản email này thì bạn lại gửi nhầm từ tài khoản email khác? Hết sức cẩn thận thao tác này nhé!
Đối với trường hợp Reply all, bạn không nhất thiết phải gửi lại email đó cho toàn bộ người nhận trong danh sách được nhận. Trong quá trình làm việc, để ý một chút bạn sẽ biết ai là người cần đọc/nhận email trả lời của bạn để chủ động xóa bớt những địa chỉ không cần thiết để tránh làm phiền đến họ vì có thể họ rất bận và cũng không có thời gian quan tâm đến bạn, câu trả lời của bạn cũng không phải phận sự giải quyết của họ. Vậy nên, chú ý rà soát danh sách trước khi reply all nhé!
10. Không có gì là bí mật
Cuối cùng, trong công việc, tuyệt đối bạn không nên dùng email công việc để làm việc cá nhân hoặc trao đổi với ai đó những chuyện có tính chất cá nhân, riêng tư. Các bạn nên biết, email là một hệ thống điện tử, và người chủ của bạn có quyền cài đặt những tính năng thăm dò/theo dõi hoạt động của bạn qua email. Vì vậy, hãy chỉ dùng email công ty cho công việc. Và những gì bạn muốn người khác giữ bí mật, tốt nhất không nên trao đổi qua bất kỳ hình thức mạng gì (tùy mức độ nghiêm trọng mà bạn gán cho bí mật đó). Còn nếu như bạn không muốn ai biết được bí mật của mình? Tốt nhất bạn không nên có bí mật.
Trên đây là 10 điều nhắc nhở dành cho các bạn sinh viên mới ra trường để biết cách viết email cũng như sử dụng email đúng cách và chuyên nghiệp ngay cả khi không được công ty hướng dẫn.
Mrs Đoàn Thúy- CEO HAN EXIM—————————————————————————-CLB Yêu Xuất Nhập Khẩu Hà Nội (HAN EXIM CLUB)Đào tạo nghiệp vụ Xuất nhập khẩu& Logistics
