Hướng Dẫn Cách Trộn Văn Bản Trong Word 2003, 2007, 2010, 2013
Bạn đang xem: Cách trộn văn bản trong word 2003
Trộn thư trong Word là chức năng khá tiện lợi, thế nhưng không phải ai cũng biết cách làm này. Bài viết sau Taimienphi.vn sẽ hướng dẫn đến các bạn cách trộn thư đơn giản và hiệu quả trong Word.
Tính năng trộn thư trong Word giúp người dùng:- Tiết kiệm thời gian chèn dữ liệu vào các mẫu văn bản có nội dung cố định.
Bước 3: Chọn Use the current documnent sau đó nhấn Next.
Bước 4: Chọn Type a new list để tạo danh sách mới, sau đó nhấn Next.
Bước 5: Xuất hiện hộp thoại tạo các trường của danh sách, bạn kích vào nút Customize Columns… để xóa, thêm hoặc sửa tên các trường có sẵn theo ý của mình.
Bước 6: Chọn trường cần xóa và kích nút Delete để xóa nó (nhấn Yes xác nhận), kích Rename… để sửa tên trường theo ý bạn.
Bước 7: Sau khi hoàn thành các tên trường, các bạn tiến hành nhập dữ liệu tương ứng. Nhấn New Entry để thêm dòng mới. Nhập hoàn thành nhấn OK để kết thúc.
Bước 8: Tiến hành chọn nơi lưu file danh sách và đặt tên cho nó, sau đó nhấn Save.
Bước 9: Nhấn OK
Bước 10: Nhấn Next để tiếp tục
Bước 11: Đặt trỏ chuột vào vị trí bạn cần chèn thông tin và kích More items…
Bước 12: Chọn trường tương ứng, sau đó nhấn Insert. Lặp lại bước này cho đến khi đã chèn hết các trường trong danh sách.
Bước 13: Nhấn Next để xem kết quả
Và đây là kết quả:
* Đối với Word 2003Bước 1: Mở file word cần trộn thư, sau đó vào Tools, chọn Letters and Mailings và chọn tiếp Mail Merge…
Bước 2: Tại khung Mail Merge xuất hiện bên phía tay phải trang word ta chọn Letters và nhấn Next.
Bước 3: Chọn mục Use the current document và tiếp tục nhấn Next.
Bước 4: Chọn Use an existing list (dùng danh sách có sẵn) và nhấn Next. Bạn cũng có thể tạo mới danh sách bằng cách nhấp vào tùy chọn Type a new list.
Bước 5: Chọn đường dẫn đến file Excel cần chèn, nhấp chọn file sau đó nhấn Open.
Bước 6: Chọn đúng sheet chứa dữ liệu và nhấn OK.
Bước 7: Nếu muốn chèn tất cả các dòng nhấp chọn Sellect All. Còn nếu chèn chọn lọc thì bỏ chọn trước dòng dữ liệu không muốn chèn, sau đó nhấn OK.
Bước 8: Tiếp tục nhấn Next
Bước 9: Đặt con trỏ chuột tại vị trí cần chèn dữ liệu, sau đó kích vào More Items…
Bước 10: Xuất hiện cửa sổ Insert Merge Field, ta chọn đúng trường dữ liệu cần chèn và nhấn Insert để tiến hành chèn. Nhấn Close để đóng cửa sổ.
Bước 11: Lặp lại bước trên cho đến khi chèn hết các trường dữ liệu mong muốn. Sau đó nhấn Next để xem kết quả.
Bước 12: Nhấn Next để hoàn thành quá trình trộn thư.
Bước 13: Kích vào Edit individual letters… để xem toàn bộ danh sách sau khi trộn.
Bước 14: Chọn All
Bước 15: Bạn cũng có thể lưu danh sách này bằng cách nhấn Ctrl + S, sau đó chọn nơi lưu, nhập tên file và nhấn Save để lưu.
https://thuthuat.taimienphi.vn/tron-thu-trong-word-1015n.aspx Trong khuôn khổ bài viết trên chúng tôi đã hướng dẫn các bạn cách trộn thư trong Word 2003 - 2019, nhờ đó bạn có thể dễ dàng tạo nhiều file giấy mời, thư cảm ơn, ... gửi đến nhiều người chỉ trong vài thao tác trên, tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo các thủ thuật liên quan đến văn bản Word như: lỗi nhảy chữ trong Word, Chèn Clip Art trong Word, ... để thao tác trên các file Word hiệu quả.
Phần cuối của loạt bài hướng dẫn sử dụng phần mềm văn phòng Microsoft Word 2003 đề cập đến cách sử dụng tính năng trộn thư (Mail Merge)
29. Trộn thư (Mail Merge) trong Word 2003
Tính năng trộn thư là một trong các tiện ích mà Word 2003 giúp người sử dụng giảm đáng kể thời gian xử lý văn bản trên máy tính. Cụ thể, Mail Merge sẽ chèn thông tin dữ liệu khác nhau vào một tài liệu văn bản cố định bằng cách kết hợp 2 nguồn thông tin làm 1.
Mail Merge đặc biệt hữu ích nếu như bạn muốn chèn thông tin như tên, tuổi, địa chỉ… trong danh sách để gửi thư mời, thư cảm ơn… Đầu tiên bạn cần chuẩn bị 2 tập tin văn bản riêng biệt trước khi trộn với nhau, một tập tin sẽ chứa dữ liệu dạng danh sách cần chèn vào mẫu (nhân viên, tên, tuổi…) tập tin còn lại sẽ chứa tài liệu (ví dụ mẫu thư báo, thư ngỏ…).
Có thể hiểu cách thức sử dụng Mail Merge thông qua sơ đồ như sau:
Để dễ hiểu, bài viết sẽ thực hiện một ví dụ thông dụng, đó là in thư mời cho toàn bộ khách hàng.
Thực hiện trộn thư:1. Nhập liệu mẫu thư mời, chú ý phần tên và địa chỉ khách hàng thì để trống để có thể nhập liệu sau này. Kế đến bạn vào Menu Tools > Letters and Mailings > Mail Merge
2. Ở thanh công cụ Mail Merge xuất hiện bên phải màn hình Word 2003, chọn mẫu tài liệu là Letters > Next để tiếp tục.
Ví dụ muốn in trang 1, 2, 4 và từ 7 đến trang 12 thì bạn nhập vào như sau: 1,2,4,7-12.
– Copies: chỉ số bản cần in.
Một số vấn đề cần chú ý khi in trong Word 2003:
Để in được trong Word 2003 thì máy tính phải được cài trình điều khiển (Driver) thao tác in.Khi in tài liệu lần đầu, có thể bạn sẽ gặp tình trạng in ra tài liệu không như ban đầu, đó là do mặc định khi cài driver máy in thì cũng dùng kiểu giấy là Letter, trong khi giấy in thông thường là A4, bạn phải chỉnh lại tùy chỉnh này trong chương trình điểu khiển của máy in../.
